Come rendere l’ingresso dei visitatori efficiente e sicuro
Accogliere clienti, fornitori, consulenti o corrieri in modo ordinato è fondamentale per qualsiasi azienda. Una buona gestione delle visite esterne non solo migliora l’immagine aziendale, ma garantisce anche maggiore sicurezza e controllo sugli ingressi.
Molte aziende, però, gestiscono ancora queste operazioni in modo manuale: fogli cartacei, registri scritti a mano o semplici promemoria digitali. Tutto questo può creare confusione e lasciare spazio a errori o dimenticanze.
Con il modulo Gestione Visite, integrato nel sistema Cartellino Web 2, è possibile semplificare l’intero processo. Si tratta di una soluzione digitale per registrare chi entra e chi esce dalla sede aziendale, in modo automatico e preciso.
Una gestione semplice anche senza reception
Il modulo è pensato per funzionare in qualsiasi contesto, anche in aziende senza personale all’ingresso.
Basta posizionare una postazione con un tablet, un PC o un totem all’ingresso dell’edificio: il visitatore può registrarsi da solo, seguendo pochi passaggi guidati.
Non servono operatori o personale dedicato. Il sistema è facile da usare e permette di raccogliere tutti i dati necessari in pochi secondi: nome e cognome, azienda di provenienza, persona da incontrare, motivazione della visita.
Anche l’uscita può essere registrata in autonomia, dalla stessa postazione o da un’altra abilitata.
Tutto tracciato, in tempo reale
Ogni volta che un visitatore si registra in entrata o in uscita, il sistema salva l’operazione in modo sicuro.
Chi gestisce il sistema riceve una notifica via email e può controllare in ogni momento chi è presente in sede.
Dalla piattaforma centrale si possono:
- vedere i visitatori attualmente presenti
- controllare lo storico delle visite
- sapere chi è stato incontrato e in quale reparto
- gestire i dati per motivi di sicurezza o organizzazione
Queste informazioni sono utili anche in caso di emergenza, come evacuazioni o controlli interni, perché permettono di sapere esattamente chi si trova in azienda.
Più efficienza, meno errori
Con la Gestione Visite, l’intera procedura diventa più veloce e sicura. Non ci sono più documenti cartacei da compilare o archiviare, e si riduce il rischio di dimenticanze o dati mancanti.
Tutti i dati raccolti sono protetti da sistemi di sicurezza informatica, e possono essere consultati solo da chi ha i permessi.
Inoltre, ogni registrazione ha una data e un orario preciso, così è sempre possibile dimostrare quando un visitatore è entrato o uscito.
Utile per aziende di ogni dimensione
Questo sistema è adatto sia a grandi aziende con reception attiva, sia a piccole realtà con sedi non presidiate.
La flessibilità del modulo consente di scegliere come e dove installare le postazioni di registrazione, adattandole alla propria struttura.
In questo modo, ogni azienda può migliorare l’organizzazione degli ingressi e offrire un’esperienza più professionale a chiunque varchi la soglia.
