Registrazione visitatori senza registro cartaceo
All’ingresso di molte aziende è ancora presente un registro cartaceo dove i visitatori devono scrivere nome, cognome, orario di arrivo e la persona da incontrare.
Questo metodo, sebbene semplice e familiare, presenta numerosi limiti: oltre a essere scomodo, è spesso incompleto, facilmente soggetto a errori e manomissioni, e non garantisce la sicurezza dei dati raccolti.
Per questo motivo, PCSistemi ha sviluppato una soluzione digitale moderna che permette di eliminare completamente la gestione cartacea, migliorando l’organizzazione e offrendo un controllo preciso su chi entra ed esce dall’azienda.
La gestione dei visitatori avviene in modo automatizzato e sicuro, grazie ai moduli “Visitatori” e “Visite Programmate”, utilizzabili tramite un qualsiasi dispositivo fisso o mobile (come tablet o computer) posizionato nei punti di accesso.
A seconda delle esigenze aziendali, l’accesso può avvenire in tre modalità principali:
- Inserimento manuale: il visitatore compila un modulo digitale direttamente dal dispositivo, indicando nome, cognome e numero di telefono. Questo dato è fondamentale perché verrà richiesto anche al momento dell’uscita per registrare correttamente il tempo di permanenza.
- Utilizzo di badge: la reception consegna un badge visita dotato di QR code, associato a una scheda digitale. Il badge può essere riutilizzato e, una volta avvicinato al lettore, consente di registrare automaticamente l’uscita senza ulteriori passaggi.
- QR code programmato: ideale per clienti abituali o ospiti attesi. L’amministratore può creare in anticipo una scheda visita personalizzata, generando un QR code da inviare via email al visitatore. Il giorno dell’appuntamento, basta scansionare il codice per entrare e poi ripetere l’operazione all’uscita. Tutto il processo risulta veloce, automatizzato e già configurato in anticipo.
Tutti i dati raccolti vengono archiviati in modo sicuro e possono essere consultati in tempo reale dal personale autorizzato.
Il sistema consente di:
- visualizzare lo storico delle visite,
- filtrare le informazioni per data, nominativo o reparto,
- esportare i dati in Excel,
- chiudere manualmente una visita se l’uscita non è stata registrata correttamente.
Questo garantisce all’azienda il pieno controllo sugli accessi e consente una gestione rapida ed efficace in caso di emergenze, evacuazioni o controlli interni.
Un aspetto particolarmente apprezzato dalle aziende è la possibilità di personalizzare il processo di registrazione. L’amministratore può configurare quali campi devono essere compilati, come ad esempio:
- reparto da visitare
- referente aziendale
- motivo della visita
- targa del veicolo
- eventuali note interne
Inoltre, è possibile attivare un messaggio per la privacy, richiedere una firma digitale direttamente sul dispositivo e configurare ogni postazione in modo diverso, in base al punto d’ingresso o al reparto aziendale.
Per le realtà che ricevono frequentemente clienti, fornitori o tecnici esterni, è disponibile anche una gestione avanzata dell’anagrafica. Ogni persona può essere associata a una o più visite programmate, con parametri personalizzati e un QR code statico o dinamico, aggiornabile in automatico in caso di cambi di orario o data.
Grazie a questa soluzione, PCSistemi consente di trasformare radicalmente la gestione degli accessi aziendali, rendendola moderna, trasparente e perfettamente integrata nei processi organizzativi. Tutto avviene in modo digitale, sicuro e tracciabile, con un netto miglioramento della sicurezza, della precisione nei controlli e della professionalità nell’accoglienza.
